»Vsi ves čas nekaj delamo, ampak vsega nikoli ne uspemo narediti,« je razmišljal Oskar po enem od sestavkov v svojem prvem podjetju. Nato je sklenil nekaj časa spremljati navade svojih zaposlenih in njihov način dela. Po treh mesecih je ugotovil, da produktivnost zaposlenih najbolj zmanjšujejo škodljive navade, zato je uvedel nekaj pomembnih in »produktivnih« sprememb.
Slabe navade, ki zavirajo produktivnost
Slabih navad ne smemo enačiti z lenobo ali nezavzetostjo za delo, saj gre pogosto za željo opraviti čim več in čim bolje, a žal na napačen način. Najrazličnejši motilci zbranosti, prevelika želja ter zgrešen pristop k delu povzročijo (pre)veliko obremenjenost, psihični pritisk, stres in izgorelost, delo pa kljub temu ni opravljeno.
»To ni lenoba, le čim več in čim bolje delate na napačen način.«
Če začaranega kroga slabih navad, ki so pogosto del najboljših namenov, ne prekinemo, se lahko poruši tudi kultura podjetja, predvsem odnosi med sodelavci. Prav temu se je Oskar želel izogniti z nekaj pomembnimi ukrepi.
Načrtovanje, cilji in roki
Oskarjevi sodelavci so delali ves čas, imeli so »sto reči za urediti«, nekateri niso hodili na kosilo ali so delo nosili domov. To je povzročalo izgorelost, občutek nemoči in obupa, zaradi »multitaskinga« je bilo vse narejeno na pol, predvsem pa so zjutraj predolgo razmišljali, česa naj se sploh lotijo.
»Zaradi »multitaskinga« je bilo vse narejeno le na pol …«
Rešitev je prineslo načrtovanje dela z jasno postavljenimi cilji in roki:
- naloge za določen dan so določili že dan prej,
- vsaka naloga je obsegala le eno opravilo naenkrat (z majhnimi koraki do cilja!),
- uvedi so nekoliko prilagojen sistem 52/17 (52 minut osredotočenega dela in nato 17 minut odmora za počitek in pregled e-pošte ter telefonskih klicev),
- zjutraj so se dela lotili takoj (brez jutranjega klepeta ob kavi, pregledovanja interneta in podobnega),
- določene naloge so postale del rutine, ki je počasi prerasla v avtomatizem.
Pomembno je, da najdete najprimernejši recept za večjo produktivnost, ki vam najbolj ustreza, oziroma način dela, ki je za vaše podjetje najprimernejši. Preverite, kako priti do večje učinkovitosti vsakega posameznika ter zakaj so koristni t. i. to-do listki.
Motilci zbranosti
Osredotočeno in produktivno delo zahteva ustrezne delovne pogoje, ki jih sestavljajo prostor, sodelavci ter najrazličnejši vplivi okolice. Namesto zaprtih pisarn so se odločili v svoj skupni prostor oz. open space pisarno dodati nekaj rastlinja in na ta način prostor ohranili svetel, zračen in odprt, obenem pa je imel vsak tudi svoje delno zagrajeno okolje za delo.
»A mi lahko samo za minutko nekaj pomagaš?«
Spremenili so tudi način dela ter se vsakega od motilcev lotili na svoj način:
- Moteči sodelavci (usluge, klepetanje) – majhne motnje v obliki »A mi lahko samo za minutko nekaj pomagaš?«, »Tole sem ti moral povedati!« motijo zbranost in prekinejo rdečo nit dela, zato je vsa tovrstna komunikacija prenesena na maile, med delom pa klepetanje ni zaželeno.
- Nenapovedani sestanki – ker popolnoma porušijo dnevni načrt in doseganje ciljev, so vse, razen zares nujnih, premaknili v urnik.
- Nenehno pregledovanje mailov, moteči telefonski klici – prispeli maili učinkovito motijo proces dela in zaposlene »potegnejo« k opravkom, ki jih ni v dnevnem načrtu, zato so za pregled mailov in odgovarjanje na telefonske klice določili čas ob koncu vsake druge faze počitka (52/17). Ta je bil omejen na 15 minut.
- Privlačnost socialnih omrežij – žal se je izkazalo, da so zaposleni veliko preveč časa preživeli na družabnih omrežjih, zato so se dogovorili, da v službenem času ne bodo »družabni«, pač pa se bodo posvetili delu.
- Neurejen delovni prostor – telefoni, torbice, sončna očala in predvsem kupi raznih dokumentov so romali v predale in omare, na mizah pa so ostale le za trenutno nalogo potrebne reči.
Zadovoljni sodelavci so bolj produktivni
Tudi stres se je izkazal kot pomemben dejavnik manjše produktivnosti. Pri vsakem sodelavcu ga je ustvarilo kaj drugega, najpogosteje pa je nastal zaradi iskanja popolnosti, nezmožnosti delegiranja, nenehne povezanosti z delom ter skoraj obsedenega iskanja vedno novih načinov učinkovitejšega dela. Vse to je seveda vplivalo tudi na zdravje in počutje zaposlenih.
»S telefonov so izbrisali službene maile, delovnik je bilo dovoljeno podaljšati le do 17. ure.«
Pri odpravljanju stresa so si pomagali tudi s kulturo podjetja in odnosi med sodelavci, saj so se dogovorili za redne odmore za kosilo, s telefonov so izbrisali službene račune elektronske pošte, delovnik je bilo dovoljeno podaljšati le do 17. ure, sestavili so projektne ekipe, kjer se je delo delegiralo in ga ni več v celoti opravljal le en sodelavec. Na ta način so ustvarili boljšo klimo v podjetju, medtem ko so bili popoldnevi zaposlenih namenjeni počitku in različnim oblikam preživljanja prostega časa.
